Alquiler de auditorios y equipos

Tarifas alquiler de auditorios

Reglamento para la utilización de los auditorios

Este reglamento recopila los procedimientos, normas y responsabilidades de los empleados y usuarios de los auditorios de la Cámara de Comercio de Villavicencio.

La entidad cuenta en la actualidad con un auditorio ubicado en la Avenida 40 Nº 24ª -71 tercer piso, con una capacidad máxima para 400 personas, que se puede dividir así:

  • Auditorio para 100 personas
  • Auditorio para 200 personas
  • Sala para 50 personas
  • Sala para 25 personas

Reglamentación General
Aplica para todos los casos.

ARTÍCULO PRIMERO: El auditorio podrá ser utilizado por todas las personas naturales o jurídicas que cumplan las obligaciones contenidas en este documento y las que se acuerden por escrito.

ARTÍCULO SEGUNDO: Los auditorios o salas podrán ser utilizados para realizar actividades de tipo cultural, educativo, promocional y laboral en los días y horarios acordados.

PARÁGRAFO: La entidad se reserva el derecho de alquiler para la realización de actividades de tipo proselitista o político.

ARTÍCULO TERCERO: DE LA PETICIÓN. Toda persona sin excepción que requiera utilizar cualquiera de los auditorios, deberá presentar su solicitud por escrito con la siguiente información: 

  • Tipo de evento a realizar.
  • Número aproximado de participantes.
  • Fecha y horario del evento.
  • Servicios adicionales que requiera como ayudas audiovisuales y/o cafetería.
  • Nombre, Nit y firma del responsable.
  • Dirección, número telefónico y correo electrónico.

 ARTÍCULO CUARTO: Toda petición se atenderá en orden cronológico de recepción, y su respuesta se hará mediante comunicación escrita o telefónica dentro de los tres días hábiles siguientes a su recepción, aceptando o negando la petición.

ARTÍCULO QUINTO: PROHIBICIONES. Se prohíbe expresamente lo siguiente:

  •  Ingresar, portar o conservar armas en cualquier clase de auditorio, a excepción de las expresamente autorizadas.
  • Ingresar bebidas alcohólicas o utilizar alucinógenos.
  • Ingresar en estado de embriaguez.
  • Fumar dentro del recinto.
  • Sustraer equipos o cualquier elemento de las instalaciones.

 ARTÍCULO SEXTO: En caso de que el autorizado no decida hacer uso del auditorio por alguna circunstancia, el solicitante deberá informar a más tardar 48 horas antes de la fecha fijada para el evento. En caso contrario se hará acreedor a sanciones pecuniarias o rechazos a futuras peticiones. 

ARTÍCULO SÉPTIMO: ENTREGA. La persona responsable del evento deberá hacer entrega al funcionario de la Cámara de Comercio encargado de las instalaciones, equipos, muebles y enseres del auditorio, en las mismas condiciones y estado como las recibió.

Reglamentación adicional para alquileres

ARTÍCULO PRIMERO: TARIFAS. Las tarifas de alquiler de auditorios, de ayudas, son establecidas anualmente y en casos en que sean necesarios, mediante resolución proferida por la Junta Directiva y el Presidente Ejecutivo de la Cámara de Comercio de Villavicencio, teniendo como base los siguientes elementos:

  • Tarifas vigentes en el mercado, con servicios similares.
  • Equipos, elementos y servicios incluidos.
  • Análisis de gastos para la prestación del servicio (personal, servicios, etc.)

PARÁGRAFO: TARIFAS ESPECIALES. Los AFILIADOS y aquellas entidades que desarrollen actividades de beneficio social tendrán derecho a tarifas especiales y que son determinadas mediante resolución. 

ARTÍCULO SEGUNDO: Todo servicio prestado que se sobrepase de quince minutos de su horario convenido, será cobrado como hora adicional con las mismas tarifas. 

ARTÍCULO TERCERO: En ningún caso el costo de alquiler de los auditorios, se podrá modificar; siempre será acorde a lo estipulado por resolución. 

ARTÍCULO CUARTO: Toda persona sin excepción que alquile los auditorios, deberá cancelar los costos correspondientes en las cajas de la entidad, y deben ser de acuerdo con las tarifas establecidas. 

ARTÍCULO QUINTO: CANCELACIÓN DE GASTOS. La persona solicitante debe cancelar en las cajas de la entidad el 100% del valor de los servicios de alquiler de auditorio y de ayudas audiovisuales, antes de la prestación de los servicios. Por lo tanto si llegada la hora de la prestación del servicio y el usuario no ha realizado el pago, no se prestará el servicio.

PARÁGRAFO: Únicamente se podrá prestar el servicio sin el respectivo pago cuando exista previa autorización por parte del Presidente Ejecutivo. 

ARTÍCULO SEXTO: Cuando la prestación de un servicio de alquiler sea superior a dos días o supere la suma de tres (3) salarios mínimos mensuales legales vigentes en su costo, se hace necesario legalizar el alquiler mediante contrato escrito de arrendamiento. Esto en razón a que se pueden presentar daños o siniestros por parte de los usuarios o del arrendatario.

Reglamentación adicional para préstamos de auditorios

ARTÍCULO PRIMERO: Las únicas personas que pueden autorizar el préstamo de auditorios son el Presidente de la Junta Directiva y el Presidente Ejecutivo de la Cámara de Comercio, siempre y cuando se cumpla con los criterios señalados en el siguiente artículo. 

ARTÍCULO SEGUNDO: Los criterios a tener en cuenta para el préstamo de los auditorios son los siguientes:

Que se cumpla con la reglamentación general expuesta en éste documento.

Que la actividad o evento a realizarse, genere algún tipo de beneficio para la Cámara de Comercio de Villavicencio, por ejemplo publicidad como participante o como organizador.

Que el evento aporte al desarrollo económico y empresarial, sea de beneficio a los comerciantes, a la cultura, a la educación, a la comunidad, y que la entrada sea libre sin ningún costo. 

ARTÍCULO TERCERO: Cuando la entidad realiza eventos o actividades en convenio con otras entidades, se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:

Establecer las responsabilidades de cada una de las partes para el buen desarrollo de la actividad.

El aporte de los recursos debe ser establecido de común acuerdo entre las partes, guardando equidad.